Druk zijn is nog geen vooruitgang

 Er zijn van die dagen waarop je aan het einde denkt: wat heb ik eigenlijk gedaan?

Niet omdat je niets hebt gedaan.

Integendeel.

Je hebt mails beantwoord, dingen uitgezocht, gebeld, iets aangepast, tussendoor nog een probleem opgelost en waarschijnlijk ook nog drie dingen gedaan die helemaal niet op je lijstje stonden.

Je bent de hele dag bezig geweest.

En toch knaagt er iets.

Want het belangrijkste is niet verder gekomen.

Bezig zijn voelt goed

Dat klinkt misschien vreemd, maar bezig zijn heeft iets prettigs.

Je kunt dingen afvinken.
Je reageert op wat er binnenkomt.
Je lost kleine problemen op.

En aan het einde van de dag kun je in ieder geval zeggen dat je niet hebt stilgezeten.

Maar dat zegt nog niets over de richting waarin je bent gegaan.

Je kunt ontzettend efficiënt bezig zijn met dingen die uiteindelijk nauwelijks verschil maken.

Daar zit voor mij een belangrijk onderscheid.

Activiteit is zichtbaar. Vooruitgang niet altijd.

Wat moest er eigenlijk verder komen?

Misschien is dat een betere vraag om af en toe te stellen.

Niet:

“Wat moet ik vandaag allemaal doen?”

Maar:

“Wat moet er vandaag eigenlijk verder komen?”

Dat kan een project zijn.

Een beslissing.

Een probleem waar al weken omheen wordt gelopen.

Of gewoon één klus die steeds wordt doorgeschoven omdat alle kleine dingen ertussendoor komen.

Als je weet wat er verder moet komen, wordt het ineens een stuk makkelijker om te bepalen welke werkzaamheden belangrijk zijn en welke vooral drukte veroorzaken.

Niet alles hoeft vandaag

Daar gaat het volgens mij ook vaak mis.

Alles voelt belangrijk omdat het aandacht vraagt.

Een mail verschijnt op je scherm en wil antwoord.

De telefoon gaat en wil opgenomen worden.

Iemand stelt een vraag en verwacht een reactie.

Maar iets dat belangrijk is, vraagt niet altijd vanzelf om aandacht.

Soms moet je die aandacht er bewust aan geven.

Anders wint het dringende bijna altijd van het belangrijke.

Even kijken voordat je begint

Dat hoeft geen uitgebreide planning te worden.

Ik ben zelf ook niet zo van het plannen om het plannen.

Maar voordat je ergens induikt, kun je jezelf wel één simpele vraag stellen:

Als ik vandaag maar één ding echt verder krijg, wat moet dat dan zijn?

De rest van de dag zal waarschijnlijk nog steeds vol genoeg raken.

Alleen heb je dan iets om op terug te vallen wanneer alles tegelijk belangrijk lijkt.

En misschien blijkt aan het einde van de dag dat je minder hebt afgevinkt.

Maar dat ene ding is wel verder gekomen.

Dat is voor mij meer waard dan een volle dag waarop vooral veel gebeurd is.

Druk zijn vertelt hoeveel je hebt gedaan.

Vooruitgang vertelt of het ertoe deed.

Niet iedere duidelijke keuze is de juiste keuze

Een keuze maken kan opluchten.

Je hebt ergens over nagedacht, de mogelijkheden bekeken en uiteindelijk een besluit genomen. Klaar. We weten wat we gaan doen en kunnen verder.

Dat voelt als duidelijkheid.

Maar een duidelijke keuze betekent nog niet dat het ook de juiste keuze is.

Je kunt heel duidelijk de verkeerde kant op gaan

Dat klinkt misschien logisch, maar in de praktijk vergeten we het nogal eens.

Zodra een besluit eenmaal genomen is, verandert er iets. De discussie stopt en de aandacht verschuift naar de uitvoering.

Wie doet wat?
Wanneer beginnen we?
Wat hebben we nodig?

Allemaal nuttige vragen.

Maar daarmee verdwijnt een andere vraag gemakkelijk naar de achtergrond:

Waar hebben we onze keuze eigenlijk op gebaseerd?

Want als daar iets niet klopt, kun je daarna alles uitstekend uitvoeren en toch de verkeerde kant op gaan.

Aannames voelen soms gewoon als feiten

We nemen iedere dag beslissingen op basis van aannames. Daar is op zichzelf niets mis mee. Zonder aannames zouden we waarschijnlijk nergens meer aan beginnen.

Het wordt pas lastig wanneer we niet meer zien dát het aannames zijn.

“Iedereen wil dit.”

“Dit is de oorzaak.”

“Zo hebben we het altijd gedaan.”

“Dit gaat vast beter werken.”

Zinnen die heel logisch kunnen klinken.

Tot iemand vraagt:

Weten we dat eigenlijk wel?

Dat is geen ingewikkelde vraag. Toch kan hij een compleet andere kijk op een situatie geven.

Duidelijkheid kan ook schijnzekerheid zijn

Een besluit geeft houvast.

En juist daarom kan het verleidelijk zijn om snel een keuze te maken wanneer een situatie onduidelijk is. Zodra er gekozen is, voelt het alsof de onzekerheid verdwenen is.

Maar de onzekerheid is misschien helemaal niet verdwenen.

We hebben alleen besloten wat we gaan doen.

Dat verschil vind ik belangrijk.

Je hoeft namelijk niet eindeloos te blijven onderzoeken voordat je een keuze maakt. Op een gegeven moment moet je gewoon verder.

Maar voordat je dat doet, kan het geen kwaad om nog één keer te kijken naar de basis waarop je besluit rust.

Wat weten we?

Wat denken we te weten?

En wat nemen we eigenlijk gewoon aan?

Even terug voordat je vooruitgaat

Dat hoeft geen vergadering van drie uur te worden.

Soms is vijf minuten genoeg.

Stel de vraag. Kijk naar het antwoord. En als de basis klopt, ga dan vooral verder.

Maar als niemand eigenlijk kan uitleggen waarom we denken dat iets waar is, dan is dat misschien het moment om nog niet meteen in de uitvoering te schieten.

Niet omdat je bang moet zijn om een verkeerde beslissing te nemen.

Die nemen we allemaal.

Maar omdat het zonde is om veel tijd en energie te steken in een uitstekende uitvoering van een keuze die vanaf het begin op een verkeerde aanname rustte.

Een duidelijke keuze geeft richting.

Helderheid vertelt je of je eerst nog even naar die richting moet kijken.

Niet alles wat opgelost lijkt, is opgelost

 Soms lijkt een probleem verdwenen.

De klacht is weg.
De storing is verholpen.
De beslissing is genomen.
Iedereen kan weer verder.

Dus zetten we er een streep onder.

Maar daarmee is nog niet gezegd dat het probleem werkelijk is opgelost.

Een tijdelijke oplossing kan ervoor zorgen dat iets even niet meer zichtbaar is. Dat is soms precies wat nodig is. Maar als de oorzaak blijft bestaan, komt het probleem later gewoon terug.

Het verschil tussen verdwijnen en oplossen

Dat verschil lijkt klein, maar het is belangrijk.

Een probleem kan verdwijnen omdat de oorzaak is weggenomen.

Maar het kan ook verdwijnen omdat we het probleem hebben verplaatst, omzeild of tijdelijk onder controle hebben gekregen.

Denk aan een organisatie waarin een bepaalde fout steeds opnieuw wordt gemaakt.

Er wordt een extra controle ingevoerd.

De fouten nemen af.

Dat lijkt een oplossing.

Maar als de werkwijze die de fouten veroorzaakt niet verandert, is er misschien vooral een extra controlelaag toegevoegd.

Het probleem is dan niet opgelost.
Het wordt alleen eerder opgemerkt.

Wanneer is iets werkelijk opgelost?

Daar is geen eenvoudige checklist voor.

Maar een goede vraag is:

“Wat is er veranderd waardoor dit probleem niet opnieuw zou moeten ontstaan?”

Als het antwoord alleen is dat we beter opletten, sneller reageren of meer controleren, is het de moeite waard om nog even verder te kijken.

Want daarmee kan het gevolg worden aangepakt zonder dat de oorzaak verandert.

Soms is een tijdelijke oplossing precies goed

Een tijdelijke oplossing is overigens niet verkeerd.

Bij een storing wil je eerst dat het systeem weer werkt.

Bij een probleem dat direct schade veroorzaakt, moet je eerst ingrijpen.

Maar daarna begint het echte kijken.

Wat gebeurde er?

Waarom gebeurde het?

En wat moet er veranderen om te voorkomen dat we over een paar weken weer op hetzelfde punt staan?

Dat vraagt soms meer tijd dan de snelle oplossing.

Maar het voorkomt ook dat dezelfde oplossing steeds opnieuw nodig is.

Eerst weten wat je hebt opgelost

Daarom is het goed om niet alleen te vragen:

“Is het probleem opgelost?”

Maar ook:

“Wat hebben we eigenlijk opgelost?”

Het antwoord daarop maakt vaak duidelijk of je werkelijk vooruit bent gegaan.

Of alleen het probleem even niet meer ziet.

Helderheid vóór uitvoering begint soms met het verschil tussen iets oplossen en iets laten verdwijnen.

Je hoeft niet altijd meer informatie te hebben

 We denken vaak dat we pas een goede beslissing kunnen nemen als we genoeg weten.

Dus verzamelen we nog wat informatie.
Nog een rapport.
Nog een gesprek.
Nog een analyse.

Dat klinkt verstandig. En soms is het dat ook.

Maar er zit een grens aan.

Meer informatie maakt een situatie namelijk niet automatisch duidelijker.

Soms weten we al genoeg om een richting te kiezen, maar blijven we zoeken naar meer zekerheid. Niet omdat de informatie ontbreekt, maar omdat we nog niet goed weten wat we met de informatie moeten.

Meer weten is niet hetzelfde als beter begrijpen

Dat verschil wordt in de praktijk nogal eens over het hoofd gezien.

Neem een organisatie waarin een probleem steeds terugkomt.

Er zijn cijfers.
Er zijn evaluaties.
Er zijn gesprekken gevoerd.
Er zijn verschillende oplossingen geprobeerd.

Toch blijft hetzelfde probleem terugkomen.

De reactie is dan vaak: we moeten het beter onderzoeken.

Nog meer gegevens verzamelen.
Nog een analyse maken.
Nog een deskundige erbij.

Maar misschien ligt het probleem helemaal niet bij een gebrek aan informatie.

Misschien wordt er niet gekeken naar wat de beschikbare informatie eigenlijk vertelt.

Wat weten we al?

Dat is soms een ongemakkelijke vraag.

Want het kan betekenen dat de oorzaak al zichtbaar is.

Dat mensen bijvoorbeeld allang weten dat een bepaalde werkwijze niet werkt, maar dat niemand het besluit wil nemen om die werkwijze los te laten.

Of dat iedereen ziet dat een probleem steeds op dezelfde plek ontstaat, maar dat er steeds naar een andere verklaring wordt gezocht.

Dan helpt meer informatie niet.

Dan moet je eerst iets anders doen:

serieus kijken naar wat er al ligt.

Niet om sneller een conclusie te trekken, maar om onderscheid te maken tussen wat we werkelijk weten, wat we aannemen en wat we hopen.

Onzekerheid hoeft niet altijd opgelost te worden

Een goede beslissing betekent ook niet dat alle onzekerheid verdwenen is.

Dat kan simpelweg niet.

Er zullen altijd dingen zijn die je nog niet weet.

De vraag is daarom niet alleen:

Wat weten we nog niet?

Maar ook:

Wat weten we eigenlijk al, maar doen we nog niets mee?

Die tweede vraag kan veel meer opleveren dan nog een extra rapport.

Want soms is het probleem niet dat er te weinig informatie is.

Het probleem is dat we niet bereid zijn om de betekenis van de informatie onder ogen te zien.

Eerst kijken, dan handelen

Helderheid betekent daarom niet dat je alles moet uitzoeken.

Het betekent dat je weet wat je wel weet, wat je niet weet en welke aannames je maakt.

Vanaf daar kun je een besluit nemen.

En misschien blijkt dan dat je inderdaad nog informatie nodig hebt.

Maar misschien ook niet.

Soms is de volgende stap niet nóg meer informatie verzamelen.

Soms is de volgende stap gewoon:

kijken naar wat er al ligt.

Pas daarna heeft uitvoering weer zin.